Computação em Nuvem permite FAPES aperfeiçoar seu processo de orçamento




Adaptive Planning acelerou o processo de elaboração, análise e acompanhamento dos planos de orçamentos a partir da colaboração das equipes e eliminação das planilhas eletrônicas

A FAPES, Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES, que gere investimentos superiores a R$ 9 bilhões, visando à cobertura de seus compromissos previdenciais ao longo do tempo, contratou a ODE Peopleware para aquisição do Adaptive Planning e migração do planejamento orçamentário para a computação em nuvem com o objetivo de acelerar o processo de elaboração, análise e acompanhamento dos planos orçados e realizados, incluindo a eliminação do uso de planilhas eletrônicas e da promoção da descentralização e colaboração em todas as etapas do processo.

Segundo Almir Vianna Lobianco, chefe de Departamento de Controladoria, durante muitos anos os orçamentos da FAPES foram feitos em planilhas. Em épocas de inflação alta, por exemplo,  o planejamento ficava bastante limitado em função das mudanças diárias na situação econômica do país. “Hoje, especificamente para o plano de gestão administrativa, já estamos realizando projeções para 10 anos, de 2014 a 2023. Isto graças à mudança do cenário econômico e à capacidade tecnológica do Adaptive Planning”, explica. “Agora temos a segurança de explorar e utilizar tudo aquilo que a ferramenta permite fazer”, afirma.

A FAPES, instituída em 1975 pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico – BNDE, hoje BNDES, é uma entidade fechada de previdência complementar e no ranking nacional das entidades fechadas de previdência complementar, ocupa a 12ª posição em patrimônio.

De alguns anos para cá, o processo orçamentário da Fundação tornou-se mais abrangente e descentralizado, contando com a participação de todas as unidades administrativas – centros de custo – que passaram a ser responsáveis tanto pelos seus orçamentos quanto pela realização de suas despesas. As interações oriundas do processo orçamentário passaram a 5 por ano, sendo uma para a elaboração e as outras quatro para o acompanhamento, feito trimestralmente. “O próprio acompanhamento também representou uma novidade, pois possibilitou acompanhar as diversas atividades da Fundação, muito distintas”, conta Lobianco.

 

O orçamento da FAPES evoluiu em todos os aspectos, envolvendo desde os investimentos até a arrecadação das contribuições e pagamento de benefícios, propiciando uma visão bastante abrangente para cada atividade: Previdência, Investimento, Assistência e Administrativa. O orçamento se inicia nas unidades, depois é classificado por atividade e em seguida vem a sua consolidação global na Fundação. “Cada projeto possui seu orçamento e a partir do momento que passamos a trabalhar por projetos, é possível alocar os recursos e dizer quanto é que se vai gastar em cada um deles e em distintas etapas”, conta o executivo.

 

O Adaptive Planning oferece uma série de funcionalidades e permite apurar as variações que possam ocorrer durante a execução do planejamento. “Antes, para promover qualquer alteração no orçamento era necessário abrir todas as planilhas para se certificar que os vínculos seriam respeitados e a consolidação daria certo. Imagine centenas de planilhas abertas e ter que ajustar cada uma delas ao mesmo tempo. Este transtorno foi eliminado”, comenta. “Também havia o risco elevado de erros e o tempo gasto nesta tarefa era muito grande. Agora é tudo rápido e online, na nuvem, e a ferramenta permite que a Diretoria acompanhe com clareza a alocação dos recursos e o resultado projetado. Por exemplo, com investimentos da ordem de R$ 9 bilhões, qualquer meio por cento é muito, é um caminhão de dinheiro. O Adaptive Planning permite fazer projeções com variáveis diversas e auxilia em um processo de tomada de decisão com maior segurança, rapidez e precisão. Escolher como alocar recursos, analisar as variáveis e o impacto nos resultados a partir de modelagens ficou mais fácil. Basta entrar no sistema”, destaca.

Lobianco conta que a mudança para uma solução dedicada de planejamento orçamentário se tornou necessária porque o uso das planilhas ficou insustentável. A escolha do Adaptive Planning aconteceu após o uso de outras tecnologias e se baseou na necessidade de ter uma solução flexível que aceitasse o processo de orçamento já estabelecido na FAPES, e que não fosse necessário adaptar os processos criados à ferramenta. “Ou seja, precisávamos de uma solução que fosse aderente ao nosso processo de orçamento, adaptável ao que já existia, estabelecido e amadurecido ao longo dos anos. Não faz sentido algum descartar este amadurecimento”, destaca o executivo.

 

Segundo ele, a avaliação do Adaptive Planning é muito positiva, “em todos os aspectos porque o pessoal aqui é bastante crítico criterioso e quando eles elogiam é porque ficou bom mesmo. Antes de optar pela ferramenta, chegamos a avaliar 6 outras soluções e não ficamos satisfeitos com nenhuma, mesmo encontrando ferramentas com grau elevado de aderência, mas eram sistemas extremamente pesados e com custo excessivo”.

A parceria com a ODE Peopleware também recebe elogios do executivo, porque, segundo ele, foi uma “consultoria parceira”, que proporcionou a capacitação inicial “para que pudéssemos, nós mesmos cuidar da capacitação das demais equipes da FAPES. Não ficamos amarrados à consultoria, como acontecem em muitos casos. Antes, a FAPES usava uma ferramenta muito conhecida e toda vez que se iniciava um plano de orçamento havia a necessidade de se chamar a consultoria para nova parametrização do sistema e fazer tudo de novo. “A gente não conseguia trabalhar sem chamar a tal consultoria. Nada disso hoje é necessário com o Adaptive Planning e a ODE Peopleware”, garante. “É a velha história: muitas ferramentas são mais pesadas, mais caras e ainda carregavam a empresa para a consultoria”.

Mais informações:

http://www.fapes.com.br
http://www.odepeopleware.com.br

________________________________________

 

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Advertisement